Деловая переписка является важной составляющей бизнес-коммуникаций. На встречи Клуба бизнес-тренеров недавно обсуждали такой запрос. В результате мастер — майнда, написала конспект встречи.
Основные цели тренинга
- Понимание важности выбора канала коммуникации:
- Быстрое получение ответа: мессенджеры или электронная почта.
- Пример: «Для согласования встречи на завтра, используйте WhatsApp или отправьте письмо на почту.»
- Конфиденциальность и официальность: бумажное письмо или официальное электронное письмо.
- Пример: «Для отправки договора, содержащего конфиденциальную информацию, используйте письмо или отправьте его курьером.»
- Быстрое получение ответа: мессенджеры или электронная почта.
- Этические аспекты деловой переписки:
- Корпоративные ценности и правила компании:
- Пример: «В нашей компании принято обращаться к коллегам на ‘вы’ и использовать официальные обращения по имени.»
- Различие между формальным и неформальным стилем общения:
- Пример: «Для внутренних сообщений в командном чате допустим неформальный стиль, но для внешних писем всегда используйте официальный тон.»
- Корпоративные ценности и правила компании:
Формат проведения тренинга
- Индивидуальный подход:
- Участники работают над реальными запросами из мира бизнеса.
- Пример: «Составьте письмо клиенту, информирующее о изменении условий контракта в связи с форс-мажорными обстоятельствами.»
- Примеры: условия работы, форс-мажоры, резюме, отчёты и т.д.
- Пример: «Разработайте отчёт о проделанной работе для вашего отдела за последний месяц.»
- Участники работают над реальными запросами из мира бизнеса.
- Практические упражнения:
- Анализ писем: Найти ошибки в предоставленном письме или составить письмо из готовых фраз.
- Пример: «Проанализируйте это письмо на предмет грамматических ошибок и предложите улучшения.»
- Дорожные карты и схемы: Нарисовать карту взаимодействия с клиентом и показать точки входа для каждого участка.
- Пример: «Создайте дорожную карту взаимодействия с новым клиентом, начиная с первого контакта и заканчивая заключением договора.»
- Создание шаблонов: Разработка стандартов писем для типовых ситуаций.
- Пример: «Составьте шаблон письма-просьбы о предоставлении информации от поставщика.»
- Анализ писем: Найти ошибки в предоставленном письме или составить письмо из готовых фраз.
Примеры писем-шаблонов
- Письмо-вопрос:
- Пример: «Уважаемый Иван Иванович, не могли бы Вы уточнить сроки поставки оборудования согласно нашему договору?»
- Письмо-просьба:
- Пример: «Прошу Вас предоставить отчет по продажам за второй квартал до конца текущей недели.»
- Письмо-обращение:
- Пример: «Уважаемые коллеги, обращаем ваше внимание на необходимость соблюдения новых корпоративных стандартов.»
- Письмо-предложение:
- Пример: «Мы рады предложить Вам новую линейку продуктов, соответствующих вашим требованиям.»
- Координирующее рабочее письмо:
- Пример: «Напоминаем, что еженедельное совещание состоится в четверг в 10:00. Просим подготовить отчеты по текущим проектам.»
Особенности структуры письма
- Тема письма: Чётко отражать суть сообщения.
- Пример: «Запрос на подтверждение участия в конференции»
- Указание сроков: Обязательно указывать дедлайны.
- Пример: «Просим отправить ответ до 15 июля.»
- Логические блоки: Делить текст на смысловые части.
- Пример: «Первая часть письма — вводная информация, вторая часть — основные вопросы, третья часть — заключение с контактной информацией.»
- Варианты решений: Предлагать варианты вместо вопросов.
- Пример: «Вы можете выбрать один из следующих вариантов доставки: экспресс или стандарт.»
- Упрощение текста: Избегать сложных конструкций и крупного шрифта.
- Проверка информации: Убедиться в точности данных.
- Пример: «Проверьте, чтобы все даты и суммы были правильными перед отправкой.»
- Подпись файлов: Всегда подписывать приложенные документы.
- Пример: «Файл: Отчёт_Иванов_Иван_Июль2024.pdf»
Юридические аспекты
- Корректность и полнота: Переписка должна быть юридически корректной, чтобы служить основой для разрешения споров.
- Пример: «Убедитесь, что все пункты договора чётко сформулированы и подписаны.»
- Индексация писем: Ответные письма должны содержать индекс исходного письма для лёгкой идентификации.
- Пример: «Ответ на письмо №123 от 01.07.2024.»
Добавить комментарий