fbpx
Деловой флирт или деловое общение? Проведение бизнес-тренинга по деловой переписке

Деловой флирт или деловое общение? Проведение бизнес-тренинга по деловой переписке

Деловая переписка является важной составляющей бизнес-коммуникаций. На встречи Клуба бизнес-тренеров недавно обсуждали такой запрос. В результате мастер — майнда, написала конспект встречи.

Основные цели тренинга

  1. Понимание важности выбора канала коммуникации:
    • Быстрое получение ответа: мессенджеры или электронная почта.
      • Пример: «Для согласования встречи на завтра, используйте WhatsApp или отправьте письмо на почту.»
    • Конфиденциальность и официальность: бумажное письмо или официальное электронное письмо.
      • Пример: «Для отправки договора, содержащего конфиденциальную информацию, используйте  письмо или отправьте его курьером.»
  2. Этические аспекты деловой переписки:
    • Корпоративные ценности и правила компании:
      • Пример: «В нашей компании принято обращаться к коллегам на ‘вы’ и использовать официальные обращения по имени.»
    • Различие между формальным и неформальным стилем общения:
      • Пример: «Для внутренних сообщений в командном чате допустим неформальный стиль, но для внешних писем всегда используйте официальный тон.»

 

 

 

 

 

 

Формат проведения тренинга

  1. Индивидуальный подход:
    • Участники работают над реальными запросами из мира бизнеса.
      • Пример: «Составьте письмо клиенту, информирующее о изменении условий контракта в связи с форс-мажорными обстоятельствами.»
    • Примеры: условия работы, форс-мажоры, резюме, отчёты и т.д.
      • Пример: «Разработайте отчёт о проделанной работе для вашего отдела за последний месяц.»
  2. Практические упражнения:
    • Анализ писем: Найти ошибки в предоставленном письме или составить письмо из готовых фраз.
      • Пример: «Проанализируйте это письмо на предмет грамматических ошибок и предложите улучшения.»
    • Дорожные карты и схемы: Нарисовать карту взаимодействия с клиентом и показать точки входа для каждого участка.
      • Пример: «Создайте дорожную карту взаимодействия с новым клиентом, начиная с первого контакта и заканчивая заключением договора.»
    • Создание шаблонов: Разработка стандартов писем для типовых ситуаций.
      • Пример: «Составьте шаблон письма-просьбы о предоставлении информации от поставщика.»

 

Примеры писем-шаблонов

  1. Письмо-вопрос:
    • Пример: «Уважаемый Иван Иванович, не могли бы Вы уточнить сроки поставки оборудования согласно нашему договору?»
  2. Письмо-просьба:
    • Пример: «Прошу Вас предоставить отчет по продажам за второй квартал до конца текущей недели.»
  3. Письмо-обращение:
    • Пример: «Уважаемые коллеги, обращаем ваше внимание на необходимость соблюдения новых корпоративных стандартов.»
  4. Письмо-предложение:
    • Пример: «Мы рады предложить Вам новую линейку продуктов, соответствующих вашим требованиям.»
  5. Координирующее рабочее письмо:
    • Пример: «Напоминаем, что еженедельное совещание состоится в четверг в 10:00. Просим подготовить отчеты по текущим проектам.»

Особенности структуры письма

  1. Тема письма: Чётко отражать суть сообщения.
    • Пример: «Запрос на подтверждение участия в конференции»
  2. Указание сроков: Обязательно указывать дедлайны.
    • Пример: «Просим отправить ответ до 15 июля.»
  3. Логические блоки: Делить текст на смысловые части.
    • Пример: «Первая часть письма — вводная информация, вторая часть — основные вопросы, третья часть — заключение с контактной информацией.»
  4. Варианты решений: Предлагать варианты вместо вопросов.
    • Пример: «Вы можете выбрать один из следующих вариантов доставки: экспресс или стандарт.»
  5. Упрощение текста: Избегать сложных конструкций и крупного шрифта.
  6. Проверка информации: Убедиться в точности данных.
    • Пример: «Проверьте, чтобы все даты и суммы были правильными перед отправкой.»
  7. Подпись файлов: Всегда подписывать приложенные документы.
    • Пример: «Файл: Отчёт_Иванов_Иван_Июль2024.pdf»

Юридические аспекты

  • Корректность и полнота: Переписка должна быть юридически корректной, чтобы служить основой для разрешения споров.
    • Пример: «Убедитесь, что все пункты договора чётко сформулированы и подписаны.»
  • Индексация писем: Ответные письма должны содержать индекс исходного письма для лёгкой идентификации.
    • Пример: «Ответ на письмо №123 от 01.07.2024.»

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля к заполнению*

*

Телефон: +7 (925) 116-01-02
ИНН 7728620620 КПП 772801001
117133 г. Москва, ул Теплый Стан, д 21, корп 5