Форс – мажор на тренинге: что делать, если что-то пошло не так? Алгоритмы выхода из неожиданных ситуаций

Опубликовано 13.04.2018 автор Надежда Бондаренко в категории Блог 561

Москва, 18 апреля на Фабрики Тренинга в РАНХиГС, состоялся очередной мастер класс «Форс – мажор на тренинге: что делать, если что-то пошло не так?»
Девиз занятия: «Предупрежден, значит вооружен».

Форс-мажор на тренинге – это ситуация, которая возникла неожиданно, и требует быстрых решений и действий со стороны тренера. Как минимизировать такие риски? Быт готовым к любой ситуации.

Итак, первое – профилактика и анализ прошлых ситуаций. Я свела их в группы, по источнику возникновения. Конечно, я сейчас опускаю детали, что тренер должен максимально все узнать про организацию тренинга. Поверьте, бывают просто квесты, по решению той или иной проблемы.

Как я пришла на тренинг командообразования, меня уверяли, что «это хороший, большой, красивый зал». Это был реально такой зал, только с колоннами, по всему периметру. Колонны закрывали команды друг от друга. Зато в этом зале была небольшая сцена, туда я все внимание и переключала.

Итак, классификация рисков по источникам их возникновения

Физическое пространство. Аудитория для проведения тренинга неудобная.
Размеры помещения (слишком большое/маленькое), пространство наполнено недвижимыми объектами (колонны, перегородки, двери, тяжелая мебель, прикрученные столы и компьютеры к этим стола), зонированное пространство.

Что делать?

В большом помещении локализуем участников ближе к тренеру. «Прошу вас с задних рядов пересесть на передние». Были у меня тренинги, когда я приезжала в регионы и обнаруживала место проведение тренинга – актовый зал с трибуной. Все, что можно вынести из помещения – просим вынести. Двигаем столы, подключаем участников ( пусть разомнутся и почувствуют себя значимыми), и образуем круг или столы по группам. Просто нужно немного больше времени на перестановку.

При наличии недвижимых объектов то есть прикрученных стола в центре переговорной, тренер выбирает круговую траекторию и постоянно двигается ( вот тут физкульт привет), для того, чтобы держать в поле зрения участников.

Время.
Продолжительность тренинга изменилась (сократилась/увеличилась). «Ой, а вы знаете, в пятницу у нас короткий день, вам не сказали? Мы должны к 16:00 закончить».

Что делать? В тренинге у нас действует «принцип Гармошки». Тренинг можно растянуть и сжать

Если нужно сократить время тренинга, тренер выбирает те 20% по закону Парето, чтобы достичь цели. Чем можно пожертвовать с наименьшими потерями. Сокращаем время за счет дублирующих упражнений, даем домашнее задание, выносим на онлайн обучение, если тема критична по контенту.

Если группа с довольным видом машет руками и говорит «мы сделали уже», не впадаем в панику. Если время остается, используем инструменты из несгораемого запаса, «Чемоданчик тренера».

Проверенные упражнения, дискуссия, развернутый анализ и обратная связь. Упражнения-загадки, головоломки, экспресс-тесты, методы визуализации личностной оценки участников группы(«социометрия»), кроссворды, викторины.. Отлично помогает набор видео фрагментов для анализа.

Техника. Проблемы: доступ к интернету, перебои с электричеством, несовместимые разъемы компьютеров и проекторов, отказ техники.

У вас до начала презентации 10 минут, а вы понимаете, что на предоставленном организаторами компьютере несовместимые программы. И презентация не открывается. Надо срочно что – то закачивать и тому подобное.

Что делать? Признать ситуацию, и попросить помощи не только у организаторов, но и участников. Как я говорю «Я блондинка». Мне везло, так как 3 сезона работала с ИТ подразделением Роснефть – Информ и Сибинтек. Помогали быстро. На заметку: всегда берем с собой запасную флэшку с презентацией, видео. Зарядное устройство и переходники. Копируем материалы в облако. При отсутствии раздаточного/методического материала применяем бизнес-графику на всем, что подходит для рисования. Если и фломастеров нет, моделируем процессы с помощью участников, если конечно тема позволяет)

Организационные.

Незапланированное количество участников (больше/меньше), отсутствие раздаточного материала, организатор сменил тему тренинга.

«Мне сказали я пришел» — такая дисциплина порой смешивает все карты. Иногда путают списки участников на тренинги. Или так складываются обстоятельства, что вместо 35 человек приходят 75 участников (потому что они приехали на конференцию в Москву, а тут есть возможность посетить тренинг).

Что делать? Если участников оказалось больше заявленного: делим на количество группы. Упражнения отрабатываются в группах и презентуются от группы. Сжимаем теорию.
Если участников меньше запланированного: увеличиваем теоретическую часть, предоставляем высказаться каждому, обратная связь.

При неожиданной смене темы тренинга, в первую очередь, контактируем с организатором и определяем свой уровень компетентности в предложенной теме. Подход «инфо-серфинг». Если уверены в теме — проводим. Из инструментов используем: — разбор сложных ситуаций, диагностика группы на реальный запрос. Метод «Распаковка» — организуем участников на тесты и ролевые игры, и определяем актуальный уровень.

Человеческий фактор
Разворачивание неуправляемой дискуссии (уход от заявленной темы, углубление и затягивание обратной связи).

Неуправляемая дискуссия может стать управляемой если мы: переложим решение задачи на участников, определим «экспертов» и предложим им регулировать горячие темы. Также, вспомним рекомендации с занятия Фабрика Тренинга от 28 марта (Работа с трудными участниками)

И вишенка на торте, «Инструменты тренера», которые всегда с собой: малярный скотч (клеим картинки, постеры), фломастеры (для доски и бумаги), мяч/игрушка для маркировки «переход хода», стикеры (визуализация, модерация, опросы).

Хочешь получить больше практики и упражнений?

21 – 27 мая онлайн Школа тренеров

Пройди по ссылке и забронируй участие по льготной цене.

И помни, ты справишься на тренинге, со всем, что бы не случилось!

Хочешь получить больше практики и упражнений?

Подай заявку на участие в обучении, не выходя из дома