Как повысить свой КПД. Простые приемы тайм менеджмента

Как повысить свой КПД. Простые приемы тайм менеджмента

Устав от суеты и хронической нехватки времени, самые активные из нас пытаются применить современные методы тайм-менеджмента. И начинают всегда одинаково: начитаются статей и ну себе чертить таблички, фиксировать длительность каждого телефонного разговора и т.д. И через некоторое время замечают, что процесс такой «оптимизации» занимает больше времени, чем сама работа. Плюс комплекс «видимо я совсем дурак, если у меня не получается». Без паники! Надо просто найти «собрать» из известных приемов свою картину Времени, как пазлы. А части конструктора – это и есть приемы. Чтобы все сложилось, необходимо видеть картину, на языке бизнеса говорят «какие перспективы?». И начнем мы с расстановки приоритетов, ведь только так начинается складываться картина Персонального Времени. Выберите 3-5 приемов, которые лично вам поняты и вызывают симпатию, и вперед!

Расставляем приоритеты

Я не открою секрета, если еще раз процитирую принцип стратегического менеджмента: «От успешного будущего, к успешному настоящему». И начнем мы – не удивляйтесь – с рисования. Возьмите листок чистой бумаги, карандаш и нарисуйте ваши планы на ближайшие 6-12 месяцев.

1_thumbВам кажется, что вашу жизнь невозможно изобразить на одном листке бумаги? Чтобы объять необъятное, используем метод Ментальных Карт (Mind Map). Это способ записывать мысли в виде ключевых слов или изображений, на одном пространстве (листке бумаги). Ментальная карта представляет собой подобие блок-схемы: ядро (основная мысль) с различными ответвлениями.

 

Чем хорош метод? Легкий, практичный, наглядный, он полезен в моменты, когда у вас в голове царит хаос, и нужно систематизировать зоны работы, и создать связи между ними. К тому же, как известно, рисунки и символы запоминаются сильнее и легче, нежели слова. Так что охватить все ваши дела на одном листе достаточно легко. Более того, рисуя, вы снимаете часть психологического напряжения.

Ну, и закончим это все картиной под названием «Матрица времени».

Матрица времени Эйзенхаура в обработке С.Кови

  СРОЧНО НЕ СРОЧНО
ВАЖНО I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Кризисы.

2. Неотложные проблемы.

3. Проекты на грани срыва.

II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Профилактика, действия по поддержанию баланса

2. Установление прочных отношений.

3. Поиск новых возможностей.

4. Планирование, отдых.

НЕВАЖНО III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Помехи — например, звонки.

2. Корреспонденция, разные сообщения.

3. Встречи.

4. Ближайшие мероприятия.

5. Популярные занятия.

IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Мелочи, отнимающие много времени.

2. Корреспонденция.

3. Звонки.

4. Бестолковые посещения.

5. Праздное времяпрепровождение.

Имейте в виду, если вы запишите все дела в квадрат 1 (срочное и важное), то это прямой путь к авралам, стрессам и болезням в самом ближайшем будущем. Как определить приоритетность? В военной медицине все раненые делятся на три группы: те, которые в любом случае умрут, независимо от оказанной им помощи; те, которые в любом случае выживут и те, кто выживут лишь в том случае, если получат своевременную медицинскую помощь.
По этому же принципу разделите и вы все свои проекты.

2_thumb

Проекты подразделяются на:

  1. проекты, которые не обеспечат значимых результатов, независимо от того, будете ли вы ими заниматься (сосредоточив внимание на первой группе, вы начнете вхолостую крутить педали, тогда как важные дела будут оставаться не сделанными);
  2. проекты, которые будут успешны, независимо от того, будете ли вы ими заниматься (сфокусировавшись на второй группе, вы потратите энергию, не получив значимой отдачи);
  3. проекты, которые дадут значимый результат лишь в том случае, если вы завершите их своевременно (если вы сконцентрируетесь на третьей группе, то потратите время и энергию наилучшим образом).

Вывод: чтобы сосредоточиться на наиболее значимых действиях, вы должны на время забыть о первых двух группах.
Практика сортировки задач – дело очень сложное, поскольку для этого нужно постоянно говорить «нет» тем задачам, которые на уровне инстинктов могут показаться вам правильным выбором. Это все равно, что отказывать раненым, обращающимся за помощью. Однако если вы не овладеете искусством сортировки, то многие по-настоящему необходимые вам проекты так никогда и не будут воплощены в жизнь.

3_thumb

 

Особое внимание уделите квадрату №2. Это ваше инвестиции в будущее – обучение, отношения, отдых, цель жизни. Иначе вы просто делаете шаг в никуда, решая и отвлекаясь на срочные дела, которые ведут себя нагло и постоянно требуют внимания. А скромные важные, но не срочные дела смиренно ждут своей очереди.

Если у вас заполнен квадрат №3, посмотрите внимательно, на чьих приоритетах основываются ваши действия. Если для вас это не важно, то для кого срочно? Может быть, это просьбы, поручения других людей? Почему вы уделяете столько временм неважным делам?

Квадрат №4 часто служит побегом из квадрата №1. Иначе волна стрессов накроет с головой. Ведь зачастую квадрат №1, подобно гигантской цунами накрывает жизнь, и все свои силы мы прилагаем, чтобы выбраться из этой волны. Барахтаемся-барахатаемся, только бы оставаться на плаву. А качественного улучшения жизни нет.

Именно для того, чтобы осознать это и стоит взять ручку и нарисовать свою матрицу.

Простые правила оптимизации

Правильно расставить приоритеты – это главная, но не единственная работа, которую нам нужно проделать. Необходимо сделать так, чтобы каждый наш день был использован полностью, а каждое занятие приносило максимум пользы – будь то составление плана продаж или поход с ребенком на каток. При этом мы должны учитывать особенности собственного организма, чтобы не довести себя до изнеможения или стресса. Для этого необходимо помнить и соблюдать следующие простые правила.

Правило 1. Соблюдайте баланс периодов работы и отдыха.

Регулярный дефицит сил может накапливаться незаметно, затем проявиться внезапно, надолго выбивая вас из строя внезапными болезнями и недомоганиями. Поэтому полноценный отдых в выходные и отпуск – обязательны. Между большими делами делайте большие перерывы. Например: 2 часа работа над проектом, составление стратегии, потом большой перерыв – можно попить чай, пообедать, прогуляться по улице, пообедать. Организму нужно время, чтобы восстановиться. Если вы работаете без перерывов, то снижается ваша продуктивность и качество идей.

А мелкие дела – звонки, ответы на письма – объединяйте в группы, чтобы не было затрат на переключение действий.

Правило 2. Переключайтесь на другую деятельность в течении дня. Чем интеллектуальнее ваша работа, тем проще должно быть ваше переключение. Упал – отжался, без лифта добежал на 10 этаж – отлично! Такова наша физиология, и нужно взять себе на вооружение: лучше прогулки нет ничего. Из этого следует, что выходной на диване – не наш вариант. Спортзал, прогулка по парку с детьми или собакой. Ролики, коньки. Любая физическая активность. Это к тому же хорошая профилактика Синдрома эмоционального выгорания. Помним про квадрат №2, здоровье относится именно туда.

Правило 3. Ловите кайросы, «утрамбовывайте» время. Я ловлю кайросы на тренировке в спортзале (бегаю в наушниках – слушаю уроки английского). Если ваша деятельность связана с частыми командировками – вообще отлично! Время в пути принадлежит только вам – вас не будут отвлекать, и поэтому можно много успеть сделать. Или просто выспаться.

тайм менеджмент

Правило 4. Учитывайте ваши естественные биоритмы. Я – жаворонок, поэтому все важные стратегические дела я планирую на утро, а после обеда – встречи и дела, не требующие особой включенности. Я знаю, что если мой мозг засыпает в 22:00 нет смысла думать о стратегии продаж в 21:00 – сил потрачу много, а результативность – «минус один».

Правило 5. Если вы серьезно заняты делом, вошли в «поток», нельзя отвлекаться. Нужно уметь спокойно и уважительно сказать «нет» всем хронофагам. Подробнее о хронофагах я расскажу ниже.

Правило 6. По максимуму используйте современные средства коммуникации и связи – на дворе XXI век! Айфон, нетбук, планшетник – вы всегда можете ответить на электронное письмо «одной рукой». Все вопросы, которые можно решить посредством электронной почты – решаются в переписке. Если нужен деловой разговор – всегда скайп, даже если вы находитесь в одном городе, не говоря уж о другой стране. Современные методы коммуникаций позволяют собрать несколько человек в одной виртуальной переговорной, более того, вы можете загрузить презентацию, любой документ, видео, все в одном виртуальном пространстве. Это серьезная экономия времени и ресурсов.

Правило 7. Делегируйте. Передавайте рабочие задачи своим подчиненным. Себе оставляйте стратегические задачи. Делегируйте и в том случае, если вы можете «купить» это время, например, для поиска авиабилетов наймите агента. Не занимайтесь лично делами, время на которые можно «выкупить». 

Какие бывают хронофаги — «пожиратели времени»

Виды и особенности Способы борьбы
Промедление. Это психологическое состояние, когда человек ищет и находит причины что-либо не делать. Это недостаток мотивации, страх или боязнь сделать ошибку. Откладывая, часто мы ждем, что проблема сама по себе исчезнет. Да, иногда случается и такое, но когда ваша медитация на тему: «само решиться» не дает результат, это означает, что вы вошли в Цикл Промедления, который будет повторяться каждый раз в закономерной последовательности.

 

1.«Сожгите мосты», отрежьте пути к отступлению. Назначьте встречу инвестору, на которую вы должны принести вашу презентацию. Вам ничего не останется, как сделать эту самую презентацию, ведь вы уже обещали.

2. Цикл Промедления показывает, что у вас недостаток положительной мотивации. Движение «к…» вас не мотивирует. Подумайте, что будет, если вы не сделаете это прямо сейчас – возможно, ваш случай, это движение «от…», то есть негативная мотивация. Что случиться, если вы немедленно не приступите к выполнению этой работы? Еще в школе мы делали уроки под страхом получить «двойку». Срабатывает и сейчас.

3. Сократите ваши ежедневные ритуалы – кофе, новости в Яндексе, разговор с секретарем. Просто кофе – и в бой! Хронофаги, видя в вас неустойчивую личность, тут как тут появятся: «А, кстати, почем нынче билеты в Вену, вот как раз рассылка пришла…»

4.Назначайте себе дедлайны — крайние сроки, к которым задача должна быть выполнена.

Нечеткая постановка цели. К примеру, если человек отправляется на деловые переговоры, исходя из логики: «Сориентируюсь по ходу дела», то вероятность успеха этой встречи резко снижается. К тому же, если деловой человек не продумывает свою цель, т.е. не выстраивает образ будущего результата, то, скорее всего, он потратит свое время впустую и к тому же «разбазарит» время своего делового партнера.

 

Помните, в бизнесе все воздействие – целевое. Вы даже трубку телефона «просто так» снять не можете – а вдруг на той стороне провода важный человек, тогда ваша цель – сформировать первое приятное впечатление. Возьмите за правило формировать образ желаемого результата. Проактивность – важное качество успешного человека. Хотя бы мысленно – визуально. Идеальный вариант: прописанная цель дня – цель недели – цель месяца. Кто ясно видит цель, тот всегда сможет верно определить, туда ли он движется.
Личная неорганизованность. Заваленный» письменный стол, кое-как организованное деловое пространство кабинета, хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Хорошо известно, что порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. 1. Даже если вы не поклонник фен-шуй, разгребать стол время от времени полезно. Глядишь, и полезные бумаги найдутся.

2. Сформируйте свой собственный «порядок». Обычно стол захламлен у людей творческих, у педантов такой проблемы вообще нет. Поэтому творческому человеку надо придумать свою «систему порядка». Хотя бы по кучкам разложить на столе важные папки и документы.

 

Отрывающие от дел телефонные звонки. Здесь тот самый вариант из матрицы времени, когда мы путаем «срочность» и «важность». Телефонные звонки, незапланированные посетители врываются вне нашего желания. Это, бесспорно, «срочные» дела, но вот важны ли они для вас?

 

1. Никто еще не упал в обморок от слов: «Мне сейчас неудобно говорить, перезвоню чуть позже». Учитесь говорить «НЕТ».

2. Если никак не удается избежать посетителей, то нужно правильно выстраивать диалог: «У вас есть пять минут, уложитесь?» или «Расскажите мне в десяти фразах, в чем суть вашей проблемы».

Затяжные совещании. Люди заседают часами, испытывают стресс, конфликтуют, но зачастую так ничего и не решается. Время расходуется, ситуация не улучшается. Четко поставленная цель, детальная повестка дня, распределенные роли участников и, конечно, желание участников трудиться вместе – вот слагаемые экономии рабочего времени на совещании. Только в этом случае час совещания могут дать ощутимый бизнес-результат и мотивировать персонал.

 

1. См. пункт – «цель».

2. Готовьтесь к совещанию заранее. Напишите повестку и заранее вышлите всем участникам мероприятия. Чтобы все понимали, к каким темам готовиться.

3. См. пункт – дедлайн.

4. Наймите модератора или обучитесь правильно вести собрания сами.

5. Выберите «человека – таймера», который будет за 5 минут предупреждать, что отведенное время для выступления заканчивается.

Длительные ожидания (например, условленной встречи). Опаздывать на деловую встречу, совещание, переговоры, заставлять деловых партнеров ждать себя – значит, посягать на их время. Ожидания всегда можно использовать как кайросы – позвонить давнему партнеру, отправить электронное письмо, просмотреть тезисы доклада. Используйте эти драгоценные минуты ожидания. 1. Используйте смартфон или планшет для просмотра электронной почты.

2. Составьте список «кому надо бы позвонить, да все руки не доходят». Во время ожиданий как раз можно это сделать.

3.Путь (например, в самолете или в пробке) также можно использовать как время ожидания.

 

Литература: Стивен Кови, «7 навыков высоэффективных людей»

Специально для журнала «Коммерческий директор» февраль 2012, №2

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля к заполнению*

*

Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Телефон: +7 (925) 116-01-02
ИНН 7728620620 КПП 772801001
117133 г. Москва, ул Теплый Стан, д 21, корп 5