Метафора организации: Город — Корабль — Остров. Деловая игра

Метафора организации: Город — Корабль — Остров. Деловая игра

От коммерческого директора крупной торговой компании директору по персоналу поступил запрос: «Необходимо выяснить, почему у нас не выполняются планы. Мы ведь все делаем, а такое ощущение, что чего-то не хватает, будто я чего — то не вижу. В чем проблема?». На тот момент в компании уже шло обучение персонала. Именно поэтому хотелось понять, что упустили, какую важную деталь не заметили. Было принято решение провести диагностику в виде деловой игры «Метафора организации».

Ход игры

Итак, в назначенный срок собрались ключевые менеджеры. Работа происходила в трех группах, каждая получила задание изобразить организацию метафорически. Оказалось, одним родная фирма представляется в виде города, другим – в виде корабля, третьим – похожей на остров. Затем участникам предложили подумать, что мешает организации развиваться. Проблемы записали на бумажках, которые наклеили на картины-метафоры в соответствующих местах.

Но ведь увидеть проблему – полдела, надо ее решить. Организовали мозговой штурм. Обменявшись рисунками, команды получили задание придумать пути решения для каждой проблемы – по принципу «чужую беду рукой разведу». Ну а поскольку «беды» были не совсем чужими, результаты получились весьма примечательные.

Команда № 1. «Город»

a2

Участники изобразили организацию как город с радиальным строением. Во время презентации своего образа, они рассказывали, что город образовался стихийно, и застраивался по мере развития – так появились районы «Банк», «Вышка» (которая передает и принимает информацию), «Спальный»; в настоящее время строятся новые. В центре города – «Кремль», имеется также «Префектура». Над городом висит некий спутник, который ловит информацию «из окружающей среды», и передает ее на «Вышку».

Какие же проблемы выделили участники, исходя из метафоры «Город»?

  • Общие: неразвитость инфраструктуры в городе (нет детсадов, дорог, остановок); социальные конфликты между районами; влияние внешних факторов – политические изменения.
  •  В зоне «Банк»: инфляция; изменчивость внешней среды.
  • В зоне «Вышка»: сбой внутренней коммуникации; сбой в потоках информации.
  • В зоне «Новые районы»: сложность развития (например, могут возникнуть проблемы с грунтом, что приведет к невозможности застройки на данной территории); «размытые» чертежи, которые спускаются из «Префектуры».

А вот как выглядели пути решения проблем (с переводом на язык бизнеса):

1. «Неразвитость городской инфраструктуры» – требуется введение ноу-хау, развитие научной деятельности.

2. «Политические изменения» – нужна диверсификация бизнеса.

3. «Социальные конфликты между районами» – необходимо наладить связи между отделами, организовывать совместные корпоративные мероприятия.

4. «Инфляция, изменчивость внешней среды» – решит проблему гибкость реагирования на изменения; возможно, понадобятся оперативные совещания.

5. «Сбой внутренней коммуникации, сбой в потоках информации» – без создания четкой системы передачи информации и разработки регламента не обойтись.

6. «Проблемы нового строительства» – проработка стратегии и на ее основании планирование тактических действий.

Важно и то, как команда №1 воспринимает организацию. Это некий объект, который «растет», постепенно захватывая новые территории. Данная метафора может служить образом «прошлого», этюдом на тему «как все начиналось».

Команда № 2. «Корабль»

01b5fa410d

Участники описали образ корабля с парусами и флагом. Судно держит курс на остров с тремя пальмами. Остров символизирует цель организации – увеличение доли рынка, объема продаж, повышение прибыли и рентабельности. Конкуренты изображены в виде хищных акул, но есть человек, который этих акул отгоняет. Солнце на картине – совет директоров.

Непосредственно на корабле – гребцы (это региональные филиалы и представительства в Брянске, Самаре, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Екатеринбурге, Новосибирске), кормчий и вперед смотрящий. У кормчего в руках штурвал, есть зонтик от солнца.

Иногда сообщения впередсмотрящего слишком долго идут через гребцов до кормчего, временами происходит искажение переданной информации. Гребцы порой не понимают, что происходит наверху, им ведь не видно цели. Между гребцами связь не налажена, поэтому иногда они гребут сами по себе или просто «сушат весла». Бывает, корабль идет при попутном ветре, не ориентируясь на цель, и тогда впередсмотрящий и кормчий наставляют судно на верный курс.

Вот проблемы, которые выделили участники, исходя из метафоры «Корабль»:

  • Общие: политические изменения – принятие нового закона, избрание на должность другого чиновника; акулы-конкуренты; сложная иерархия доведения информации; «когда впереди утро, то на корме вечер» – географическая разрозненность.
  • У «Солнца» (совет директоров): излишняя бюрократизация.
  •  У «Гребцов»: работают «по зову души» (не выстроена схема контроля работы филиалов); гребут каждый в своем ритме, не обращают внимания на соседа (несогласованность действий при достижении одной цели); не знают, какие еще корабли и как быстро идут рядом (отсутствие планомерного исследования рынка); передние гребцы не могут передать задним, куда и в какую сторону следует грести (отсутствие взаимосвязи между отделами); гребцы сидят низко, им не видно пройденного пути, у них появляется впечатление, что вне зависимости от их усилий корабль или не доплывет, или опоздает (завышенные цели).

Пути решения проблем:

1. Активная жизненная позиция каждого как попытка если не повлиять на политический климат, то хотя бы смягчить его влияние.

2. Начать планомерное исследование рынка!

3. Прописать процедуры и согласовать со всеми регламент.

4. Вести мониторинг рынка, принять более «агрессивную» манеру поведения на рынке, сплотить команду, совершенствовать ценовую политику.

5. Чтобы действия при достижении целей были согласованными, создавать рабочие группы под конкретные проекты, назначать ответственных с последующим контролем, конкретизировать сроки.

6. Создать единую схему контроля работы филиалов и ознакомить с закреплением ответственности каждого, наладить техническое обеспечение, использовать новые технологии для передачи информации.

7. Для укрепления взаимосвязей между отделами проводить общие совещания, передавать разными путями информацию, обеспечить контроль за передачей информации.

8. Цели ставить на основании детального анализа рынка, для их достижения подключать внутренние ресурсы, в обязательном порядке проводить оценку выполненного.

Команда №2 воспринимает организацию как движущийся объект, как некое транспортное средство. То есть динамика в развитии, по мнению участников, есть. Обращает на себя внимание обилие вопросов по взаимодействию гребцов и количество проблем, связанных с несовершенством системы передачи информации. Таким образом, построение коммуникационных каналов, четкость и ясность инструкций выходят на первый план. Информирование всех членов экипажа невероятно важно, иначе они не смогут поддерживать на 100% все указания руководства.

Команда № 3. «Остров Мечты»

37248

Участники описывают организацию как остров. На острове есть хижины-отделы. В центре – неплодоносящая пальма. От хижин проходят дорожки. К сожалению, некоторые из них не используются, и поэтому заросли травой. На острове есть «Мыс корпоративного духа», где всегда горит костер, для поддержания огня в котором нужно не забывать подкладывать дрова. Опасность для жителей острова представляет «темный кустарник», откуда выползают жуки, они кусаются и причиняют вред аборигенам. Также время от времени к берегу подплывают акулы, корабль «Захватчик», а с противоположной стороны обосновался крокодил «Россельхознадзор».

В целом же жизнь островитян достаточно спокойна. Они рыбачат, закидывая удочки то там, то сям. Есть так называемый «Рыбный залив», куда во время прилива рыба приходит косяками (главное – чтобы был народ на берегу, иначе рыбу эту не успеть поймать). Бывают и отливы, почему-то внезапные, которых никто не ожидает. Обогревает остров солнце.

Среди проблем, которые участники деловой игры увидели, благодаря метафоре «Остров», есть те, что повторяют уже выявленные, но есть и новые.

  • Общие: акулы (конкуренты); крокодил «Россельхознадзор» (официальные преграды); незрелые плоды у пальмы или вовсе их отсутствие (финансовые проблемы); корабль «Захватчик» («утечка» квалифицированных сотрудников).
  • У хижин: нет сообщения между хижинами – нет условий для коммуникаций, разобщенность, отсутствие корпоративного духа; отсутствие взаимодействия, разные взгляды на способы достижения общей цели.
  • У аборигенов: личная неприязнь, кусты с жуками (проблемы, связанные с человеческим фактором: затягивание решений, равнодушие к проблеме другого человека, невнимательность, рассогласованность действий, нервные срывы в коллективе, отсутствие трансляции информации)
  •  У «Солнца»: неравномерность приливов и отливов (неравномерность сбыта – то есть клиенты, то нет, невыполнение планов).

Пути решения проблем:

1. Уверенное позиционирование своих конкурентных преимуществ.

2. Повышение профессионализма сотрудников отдела кадров и руководящего состава.

3. Увеличение рентабельности продаж.

4. Создание альтернативных каналов сбыта-закупки.

5. Тщательное планирование.

6. Системный подход к работе.

7. Проблемы, связанные с человеческим фактором, помогут решить следующие мероприятия:

· тщательный подбор кадров

· усовершенствованная система мотивации персонала

· участие специалистов в совместных проектах

· конференции, совещания

· корпоративная система обучения

Итоги:

Игровая форма работы помогла менеджерам абстрагироваться от ситуации. В результате они рассмотрели ее с разных сторон и смогли выявить болевые точки. Ключевые моменты, требующие в настоящее время повышенного внимания, были определены участниками в каждой группе. Это, прежде всего, проблемы, связанные с коммуникациями и человеческим фактором (автаркия подразделений). Безусловно, работников волнует увеличение количества фирм — конкурентов на рынке, недостаточное финансирование проектов, зависимость бизнеса от политической ситуации, отсутствие грамотной аналитической работы (ведь планы не выполняются отчасти из-за их нереальности).

Очень важно создать единое коммуникационное поле компании, наладить горизонтальные и вертикальные каналы передачи информации. Стратегию развития компании должны понимать на всех уровнях. Разумно донести до линейных руководителей и ведущих специалистов информацию о том, куда движется фирма, какое место должна занимать по истечении трех, пяти, семи лет, какие макрозадачи стоят перед сотрудниками. Не владея подобной информации, менеджеры по продажам порой формируют у клиентов ложное представление о компании, или, во всяком случае, не сочетающееся с тем имиджем, о котором заботится руководство. Кроме того, при недопонимании стратегической цели сотрудники отдела продаж могут просто не обратить внимание на изменение ситуации на рынке, на значительность получаемой от клиента информации.

Наша игра отразила и положительные моменты. Выяснилось, что в целом уровень восприятия организации ключевыми менеджерами достаточно позитивный, динамичный. Сотрудники видят не только зоны, требующие повышенного внимания, но и пути решения проблем.

Специально для журнала «Кадровик» май №3 (18) 2008 г.

2 Коммент.

  • Нина Московкина Опубликовано 17.03.2011 00:53

    Игра-игрой, а выявить все нарушения и сбои в бизнес-процессах, это отличная работа бизнес-тренера. Надежда, Ваши "мостики в жизнь" восхищают!

  • Nadia Опубликовано 17.03.2011 07:02

    Нина, спасибо! А вы используете такие методы? Я еще подобное мероприятие делала в формате метафорической игры World Cafе. Вот здесь отчет http://blogtrenera.ru/blog/texnologii-komandnoj-raboty-format-world-cafe-chto-delat-kogda-est-vsego-3-4-chasa.html#more-724

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля к заполнению*

*

Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Телефон: +7 (925) 116-01-02
ИНН 7728620620 КПП 772801001
117133 г. Москва, ул Теплый Стан, д 21, корп 5