Как распределить время и силы? Кратко о первых шагах тайм — менеджмента

Как распределить время и силы? Кратко о первых шагах тайм — менеджмента

Время – это единственный ресурс, который невосполним. Поэтому к нему нужно относиться бережно и разумно, чтобы сдать отчетность в срок.

Для этого придумали целую науку, тайм-менеджмент. И сегодня мы сделаем краткий обзор основных приемов тайм-менеджмента, которые позволят вам грамотно распределить и время и силы сотрудников.

Можно выделить три основных принципа, так сказать три кита:

  1. Целепологание
  2. Планирование
  3. Реализация

Это этапы похожи на ступени. Если одна ступень не пройдена, перепрыгнуть ее невозможно. То есть, конечно, вы можете сразу перейти к реализации, но как будет выглядеть эта деятельность? Больше напоминать хаос и суету.

Поэтому первое — это поставить цель, к какому сроку вы планируете сдать отчет.

О правилах постановки мы уже говорили в других статьях. Затем мы разбиваем цель на подцели.

Следующий шаг — планирование и увязывание действий.

В этом нам поможет матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой таблицу.

Практикум 1: выпишите задачи (дела) на неделю (месяц) и распределите их в таблицу

важные и срочные задачи

 

 

срочные, но не важные задачи

 

 

 

важные, но не срочные задачи

 

 

 

неважные и несрочные задачи

Важные и срочные задачи (дела) нужно делать не откладывая, самому. Это – тушение пожаров. Можно было бы и не допустить, чтобы так много дел, были одновременно срочными и важными. Профессионалы делают эти дела на той стадии, когда они уже важные, но еще не срочные, тогда можно пользоваться помощью других людей, планировать время и т.д.

Неважные и несрочные дела можно смело кидать в мусорную корзину, хотя обычно именно они занимают львиную долю времени и доставляют самое большое удовольствие.

Дела не срочные, но важные необходимо делать, хотя обычно именно для них и не хватает времени. Чтобы все-таки их сделать, нужно выделить время, когда Вы этими делами займетесь, и включить их в план.

Дела срочные, но не важные можно делегировать, сокращать, исключать.

Шаг реализации так же таит в себе массу подводных камней. Пересмотрите задачи, кому и какие можно делегировать, для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра со списками дел.

Метод Швейцарского сыра хорош, когда вы не знаете, с какой стороны приступить к большому делу. Вспомните кусок сыра с дырками разной величины. Представьте, что дырки – это и есть ваши дела. Выгрызая по одному делу, вы уменьшаете площадь работы. Начинайте с небольших участков (задач). Так вы «выгрызете» все дело незаметно для себя и вам останется только свести все в одну картину.

Кроме этого предлагаю обзор нескольких полезных законов:

Закон Паркинсона

Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если Вы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, не надейтесь, что Вам удастся выполнить его за полчаса. Если Вы отведете на написание отчета полчаса, возможно, Вы уложитесь не более, чем в 40 минут.

Принцип полотна пилы

Помните, как выглядит пила? Ее зубцы напоминают взлеты и падения ритма вашей работы. Когда вы приходите на работу, вам возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Рассмотрим пример. Когда Ваша производительность поднимается от нуля до 100 %, раздается телефонный звонок, затем приходит коллега, потом Вы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту.

Что происходит с Вашей работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле Ваша эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Вы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть.

И напоследок, Пожиратели времени.

Практикум 2. Выберите пять своих самых важных пожирателей времени

1. нечёткая постановка целей

2. отсутствие приоритета в делах

3. попытка сделать много за один раз

4. отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения

5. плохое планирование трудового дня

6. личная неорганизованность, “заваленный” письменный стол

7. чрезмерное чтение

8. недостаток мотивации

9. чрезмерно долгий поиск информации (поиск записей, адресов, телефонных номеров)

10. недостатки кооперации или разделения труда

11. отрывающие от дел постоянные личные телефонные звонки

12. незапланированные посетители

13. неспособность сказать нет

14. неполная, несвоевременная информация

15. “низовая” дисциплина

16. неумение довести дело до конца

17. отвлечение (шум)

18. недостаточная подготовка к встречам, обсуждениям

19. отсутствие связи или неточная обратная связь

20. “болтовня” на частные темы

21. излишняя коммуникабельность

22. чрезмерность деловых записей

23. синдром “откладывания”

24. желание знать “все факты”

25. спешка, нетерпение

26. слишком редкое делегирование дел (тенденция делать самому)

27. недостаточный контроль за делегированными задачами

28. «залипание» в соцсетях

Проанализируйте, кто или что стоит за каждым пунктом: другие люди или это следствие ваших привычек. Посмотрите, можете ли вы повлиять на каждый пункт. Иногда мы действуем скорее по привычке, по стереотипному заученному поведению. Часто ли вы «по привычке» поддерживаете пустой разговор с коллегой, вместо того чтобы выбрать осознанно другое занятие на это время. Исследуйте «резервуары времени», куда оно утекает? Все в ваших руках, а точнее в ваших решениях!

Специально для журнала: «Учет.Налоги.Право» 2007

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля к заполнению*

*

Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Телефон: +7 (925) 116-01-02
ИНН 7728620620 КПП 772801001
117133 г. Москва, ул Теплый Стан, д 21, корп 5